Uno de los mayores quebraderos de cabeza de cualquier autónomo son los clientes que no pagan. Una factura impagada no solo te quita dinero: te genera estrés y problemas de liquidez, y además tienes que ingresar el IVA aunque no hayas cobrado. En esta guía te explicamos, paso a paso, cómo reclamar una factura impagada y qué opciones tienes para recuperar tu dinero.
Antes de reclamar: prevención
La mejor forma de cobrar es evitar el impago desde el principio. Algunas medidas preventivas:
- Emite facturas correctas con todos los datos (revisa cómo hacer una factura).
- Acuerda condiciones de pago claras por escrito (plazos, forma de pago).
- Pide anticipos en trabajos grandes.
- Comprueba la solvencia de clientes nuevos si el importe es alto.
Pero si ya tienes una factura impagada, veamos cómo actuar.
Paso 1: La reclamación amistosa
El primer paso siempre es intentar cobrar de forma amistosa, sin confrontación:
- Contacta con el cliente por teléfono o email recordándole la factura pendiente. A veces es un simple olvido.
- Envía un recordatorio por escrito con los datos de la factura y el importe.
- Fija un nuevo plazo de pago razonable.
- Mantén un tono profesional: el objetivo es cobrar y, si es posible, conservar la relación.
Muchos impagos se resuelven en esta fase, así que no la saltes.
Paso 2: El requerimiento formal (burofax)
Si la vía amistosa no funciona, el siguiente paso es un requerimiento formal de pago, normalmente mediante burofax con acuse de recibo y certificación de contenido.
El burofax es importante porque:
- Deja constancia legal de que has reclamado la deuda y en qué fecha.
- Sirve como prueba si tienes que ir a la vía judicial.
- A menudo, recibir un burofax hace que el cliente pague, al ver que vas en serio.
Paso 3: La vía judicial
Si el impago persiste, puedes acudir a los tribunales. La opción más habitual para autónomos es el procedimiento monitorio:
- Es un procedimiento ágil y sencillo pensado para reclamar deudas dinerarias.
- No siempre necesitas abogado y procurador para cantidades por debajo de cierto límite, lo que abarata el proceso.
- Se presenta ante el juzgado con la documentación que acredite la deuda (factura, comunicaciones, burofax).
- Si el deudor no paga ni se opone, puedes obtener rápidamente un título para reclamar el cobro.
Para deudas mayores o casos complejos, conviene contar con asesoramiento legal.
Cómo recuperar el IVA de una factura impagada
Aquí está un punto clave que muchos autónomos desconocen. Como tienes que ingresar el IVA de tus facturas aunque no las hayas cobrado (en el modelo 303), la normativa permite, bajo ciertos requisitos y plazos, recuperar ese IVA que adelantaste a Hacienda por una factura que resultó impagada.
Este procedimiento tiene requisitos concretos (haber reclamado la deuda, cumplir plazos, emitir factura rectificativa, etc.). Lo explicamos en detalle en nuestra guía sobre cómo recuperar el IVA de facturas impagadas.
Consejos prácticos
- Actúa pronto: cuanto antes reclames, más probabilidades de cobrar.
- Guarda todas las pruebas: factura, emails, mensajes, burofax.
- Escala progresivamente: amistoso → burofax → judicial.
- Valora el procedimiento monitorio para deudas claras.
- No olvides recuperar el IVA que adelantaste, si cumples los requisitos.
- Considera un seguro de impago si trabajas con clientes de riesgo.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que pagar el IVA de una factura que no me han pagado? Sí, en general debes ingresar el IVA en su trimestre aunque no hayas cobrado. Pero puedes recuperarlo después si cumples los requisitos de la normativa.
¿Necesito abogado para reclamar una factura impagada? Para el procedimiento monitorio, por debajo de cierta cuantía no siempre es obligatorio abogado y procurador. Para importes mayores o casos complejos, es recomendable.
¿Qué es un burofax y para qué sirve? Es un envío que deja constancia legal del contenido y la fecha de tu reclamación. Sirve como prueba y a menudo hace que el cliente pague.
¿Cuánto tarda en cobrarse una factura por vía judicial? Depende del caso y del juzgado, pero el procedimiento monitorio está diseñado para ser relativamente ágil cuando la deuda está clara.
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento legal. Para reclamaciones concretas, consulta con un abogado o gestoría. Puedes consultar información sobre procedimientos en el Ministerio de Justicia.