Emitir facturas correctamente es una de las primeras cosas que todo autónomo tiene que dominar, porque una factura mal hecha puede darte problemas tanto con tu cliente como con Hacienda. La buena noticia es que, una vez conoces los elementos obligatorios y cómo se calculan el IVA y la retención de IRPF, hacer una factura es un proceso mecánico que se repite igual cada vez. En esta guía te lo explicamos paso a paso, con un ejemplo práctico.
Qué es una factura y por qué es obligatoria
Una factura es el documento que justifica una operación de venta de un producto o servicio, y es obligatoria para los autónomos en prácticamente todas sus operaciones profesionales. Es el soporte legal de tus ingresos, la base para tus declaraciones de IVA e IRPF, y el documento que tu cliente necesita para deducir sus gastos.
Emitir facturas correctas no es solo una cuestión formal: es lo que te permite calcular bien el modelo 303 de IVA y el modelo 130 de IRPF cada trimestre.
Datos obligatorios de una factura
Toda factura debe incluir, como mínimo, los siguientes elementos:
- Número de factura: correlativo y sin saltos. Las facturas deben numerarse de forma consecutiva.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor (tú): nombre y apellidos, NIF y dirección fiscal.
- Datos del destinatario (tu cliente): nombre o razón social, NIF/CIF y dirección.
- Descripción de la operación: el concepto de lo que vendes o el servicio que prestas.
- Base imponible: el importe antes de impuestos.
- Tipo y cuota de IVA: el porcentaje aplicado (21%, 10% o 4%) y su importe.
- Tipo y cuota de retención de IRPF, si procede.
- Importe total de la factura.
Tienes el desglose ampliado de cada campo en nuestra guía específica sobre qué debe llevar obligatoriamente una factura de autónomo.
Cómo calcular el IVA y la retención de IRPF
Aquí está la parte que más dudas genera. Veámoslo con la estructura de cálculo:
- Partes de la base imponible: es el precio de tu producto o servicio sin impuestos. Por ejemplo, 1.000 €.
- Suma el IVA: aplicas el tipo que corresponda sobre la base. Con IVA general (21%), serían 210 €.
- Resta la retención de IRPF (si procede): se calcula sobre la base imponible y se resta del total. Para muchos profesionales, la retención general es del 15% (o del 7% para nuevos autónomos durante sus primeros años en determinados casos). Sobre 1.000 €, una retención del 15% serían 150 €.
Ejemplo completo de factura con IVA e IRPF:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21%): +210 €
- − Retención IRPF (15%): −150 €
- Total a cobrar: 1.060 €
Es importante entender que el IVA lo cobras tú para ingresarlo a Hacienda, y la retención de IRPF es un adelanto que tu cliente ingresa por ti a Hacienda. Ninguno de los dos es realmente parte de tu beneficio.
¿Cuándo se aplica retención de IRPF?
La retención de IRPF se aplica, con carácter general, en las facturas de actividades profesionales cuando el cliente es una empresa u otro autónomo (es decir, cuando facturas a alguien obligado a practicar retención). No se aplica retención cuando facturas a particulares, ni en la mayoría de actividades empresariales (comercio, hostelería, etc.).
Si tienes dudas sobre si debes aplicar retención en tu caso concreto, conviene consultarlo con un asesor, porque depende de tu epígrafe y del tipo de cliente.
Tipos de factura que debes conocer
- Factura ordinaria (completa): la que hemos descrito, con todos los datos.
- Factura simplificada: permitida para importes pequeños, con menos requisitos (sustituye al antiguo «ticket»), pero no siempre permite al receptor deducirse el IVA.
- Factura rectificativa: para corregir una factura emitida con errores o para aplicar devoluciones.
- Factura proforma: un documento previo, sin validez fiscal, que sirve como presupuesto o anticipo de la factura real.
Paso a paso para emitir tu factura
- Asigna el número correlativo siguiente al de tu última factura.
- Añade la fecha de emisión.
- Incluye tus datos fiscales y los de tu cliente.
- Describe el producto o servicio con claridad.
- Indica la base imponible.
- Aplica el IVA correspondiente.
- Aplica la retención de IRPF si procede.
- Calcula el total a cobrar.
- Guarda una copia: debes conservar tus facturas emitidas durante al menos 4 años.
¿Con qué hacer las facturas?
Puedes hacer facturas de varias formas:
- Plantilla de hoja de cálculo o documento: válida al principio, pero propensa a errores y poco escalable.
- Programa de facturación: la opción más recomendable, porque numera automáticamente, calcula impuestos y guarda un registro ordenado para tus declaraciones. Puedes ver una comparativa en mejores programas de facturación para autónomos.
Además, conviene tener en cuenta la implantación progresiva de la factura electrónica obligatoria, que cambiará la forma en que muchos autónomos emiten sus facturas. Lo explicamos en detalle en factura electrónica obligatoria para autónomos.
Errores frecuentes al hacer facturas
- Saltarse la numeración correlativa o repetir números.
- Olvidar aplicar la retención de IRPF cuando corresponde (o aplicarla cuando no toca).
- Usar el tipo de IVA equivocado para el producto o servicio.
- No incluir todos los datos fiscales obligatorios del cliente.
- No guardar copia de las facturas emitidas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas sin ser autónomo? Con carácter general, para emitir facturas de forma habitual por una actividad económica debes estar dado de alta como autónomo. Existen situaciones muy puntuales y no habituales que se valoran caso a caso, pero la regla general es que la actividad recurrente requiere alta.
¿Tengo que poner IVA en todas mis facturas? La mayoría de actividades llevan IVA, pero existen operaciones y actividades exentas. Depende de tu actividad concreta.
¿Qué diferencia hay entre factura y presupuesto? El presupuesto (o proforma) es una estimación previa sin validez fiscal; la factura es el documento definitivo que justifica la operación y genera obligaciones fiscales.
¿Cuánto tiempo debo guardar mis facturas? Al menos 4 años, que es el plazo general durante el cual Hacienda puede revisar tus declaraciones.
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de una gestoría o asesor fiscal. Los tipos de IVA y de retención, así como las obligaciones de facturación, pueden variar según tu actividad y actualizarse con el tiempo; confirma los requisitos vigentes en la Agencia Tributaria. La normativa de facturación se recoge en el Reglamento de facturación (RD 1619/2012).